Zeynep Şevval Büyükizgi

Geçtiğimiz yaz ikinci evim olan Hazar Eğitim Kültür ve Dayanışma Derneği’nde bana çok önemli bir deneyim yaşatan ve aynı zamanda beni çok gururlandıran bir proje geliştirdik. Bu yazımda ilk defa deneyimlediğim proje sürecinden ve projeyi baştan sona nasıl geliştirdiğimizden bahsedeceğim.

Nasıl Başladı?

Projenin tohumları pandemi dolayısıyla evlere kapandığımız günlerde çocukların eğitimden ne kadar uzak kaldıklarını ve bunun ne gibi sonuçlara yol açabileceğini fark etmemizle atıldı. Evet, çocukların bir kısmı formal eğitimlerine bir şekilde devam edebiliyorlardı ancak pandemi öncesinde gittikleri kurslardan, oyunlar oynadıkları arkadaşlarından, enerjilerini boşalttıkları parklardan uzak kalmışlardı. Bu süreçte evden, yalnızca bir ekranı takip ederek aylar geçirmek çocukların gelişimi açısından hiç de sağlıklı değildi ama buna mecburduk. Tam da bu noktada, “Bir program geliştirsek, hem çocukların evden dahil olabilecekleri hem de gelişimlerini fiziksel,duygusal ve bilişsel olarak destekleyen bir program olsa, bir yandan da farklı kültürlerden, farklı milletlerden, farklı şehirlerden bir araya gelerek çeşitliliklerini fark etmelerine destek olsa nasıl olur?” diye düşünerek programı planlamaya başladık. Bu süreçte Avrupa Birliği Sivil Düşün Programı Özel Desteği’nden haberdar olduk. Program, pandemi döneminde haklarından mahrum kalan kesimlere online destek sağlayacak projeleri destekliyordu. Geliştirmekte olduğumuz, pandemi döneminde informal eğitim hakkından mahrum kalan çocukları informal eğitim metotlarıyla online ortamda destekleyeceğimiz projenin bu programa uygun olduğunu düşünerek başvurduk. Bir süre sonra “Çevrimiçi Kaşifler Atölyede” projesinin hibe desteği almaya hak kazandığını öğrendik ve çalışmalara başladık.

Nasıl Yazıldı?

Proje yazmak, ekibimizdeki herkesin ilk defa deneyimleyeceği bir şeydi. Bizi proje metni konusunda destekleyecek kişilere ulaşmamız kolaydı ancak bilgisayar başına oturup proje yazmak bize düşüyordu. Bir hevesle ekran başına geçildi, proje adım adım yazıldı. Bu süreçte proje yazımıyla ilgili pek çok önemli noktayı da öğrenmiş olduk. Öncelikle her hibe programının kendine özgü bir formatı oluyor. Yani, bir word dosyası açıp bizim projemiz şöyledir, böyledir diye yazmaya başlamıyorsunuz. Programın size sunmuş olduğu formata göre ilerliyorsunuz. Bu formatta projenizin temellerini, amacını, hedef kitlenizi, hedeflediğiniz çıktıları öğrenmeyi amaçlayan pek çok soru bulunuyor. Bu sorulara açıkça, anlaşılır şekilde cevaplar vermeniz bekleniyor. Bu noktada en önemli şeylerden biri aklınızdaki projeyi mantık çerçevesine oturtabildiniz mi, proje sizin kafanızda net mi belirlemek. Projeyi yazarken aslında sorulan soruların birbirine çok yakın olduğunu ve projenizi tekrar tekrar anlatmanıza yönelik olduğunu fark ediyorsunuz. Yani ilk soruda yazdıklarınızla son soruda yazdıklarınız arasında çok büyük farklar olmuyor. “Ben hep aynı şeyleri mi yazıyorum ya?” diye düşündüğünüz zamanlar oluyor. Bunu düşünüyorsanız doğru yoldasınız demektir. Soruların birbirine yakın olması ve formatın size projeyi tekrar tekrar anlattıracak şekilde düzenlenmiş olması bir hatadan kaynaklanmıyor. Projeyi anlatırken her soruda aynı noktalara değinebiliyor musunuz, bu proje sizin için açık ve net mi ölçülmeye çalışılıyor. İlk soruda çizdiğiniz çerçeveyle sonlara doğru çizdiğiniz çerçeve tutarlı değilse, yani projenizin çerçevesini farklı farklı anlatmışsanız, projenin hatlarının net olmadığı ortaya çıkmış oluyor. Dolayısıyla, projeyi yazmaya başlamadan önce detaylarının net şekilde belirlenmesi ve çerçevesinin oturtulması oldukça önemli.

Gelelim ekonomik mevzulara… Her hibe programında satın alacağınız ürünlerin kalem kalem yazılması, ve ne amaçla satın alınacağının belirtilmesi gerekir. Projeyi teslim ederken belirtmediğiniz hiçbir ürünü, bu bir not kağıdı bile olsa, proje bütçesiyle satın alamazsınız. Dolayısıyla ihtiyaçlarınızı doğru belirlemek ve proje teslim edilirken her ihtiyaç kalemini belirtmek oldukça önemli. Bizim başvurduğumuz programda da durum bu şekildeydi. Dolayısıyla, proje süresince tasarımı yapılacak olan ürünlerden basılacak bir çıkartmaya kadar her şeyi planlayarak projemizi teslim ettik.

Bununla birlikte, satın alacağınız ürünlerin/hizmetlerin maliyetini de araştırarak belirlemeniz gerekiyor. Maliyet ne ürünün/hizmetin ortalama değerini çok aşacak kadar fazla, ne de kalitesiz ürün/hizmet almanıza sebep olacak kadar az olmalı. Tam olarak ihtiyacınız olan özellikleri belirleyip piyasa araştırması yapmanız ve ona göre fiyat belirlemeniz gerekiyor.

Programın sunduğu formata göre projenizi yazdıysanız, “gönder” butonuna tıklayıp beklemeniz gerekiyor. Bu bekleme süreci bazen aylar alabilir. Bu noktada gerekli olan, sabırla ve ümitsizliğe kapılmadan beklemek oluyor. Bu sırada projeniz için yapmanız gereken araştırmalar varsa onlar üzerine çalışabilirsiniz. Ancak, proje için bir ürün/hizmet satın almak, projenizle ilgili duyuruya çıkmak kesinlikle yapılmaması gerekenlerden.

Proje Onaylandı, Ya Sonrası?

Projenin yazım aşamasında pek çok şey deneyimliyorsunuz ancak asıl hikaye projeniz onay aldıktan sonra başlıyor. Onayı aldıktan sonra programdan bir yetkiliyle görüşmeye başlıyorsunuz ve tüm süreç o yetkilinin takibinde ilerliyor. Tasarlayacağınız görsel materyaller, satın alacağınız ürünler yetkilinin onayından geçiyor. Ayrıca, teslim etmeniz gereken evraklar da siz bu yetkili aracılığıyla iletiliyor. Özetle, projenin onaylandığı günden tamamlandığı güne kadar projenizle ilgilenen yetkiliyle iletişim halinde olmanız oldukça önemli. Aynı zamanda, projenin görünürlüğü için tasarladığınız/satın aldığınız ürünlerde (afiş, roll-up vb.) projenizi destekleyen programın logolarının yer alması gerekiyor. Her program için logonun teknik detayları çeşitlilik göstermekte, ancak tasarımlarınızı bastırmadan önce yetkiliye onaylatmanız oldukça önemli.

Projenin uygulama aşamasına gelecek olursak, bizim için ilk aşama katılımcı çocukları belirlemekti. Bunun için derneğin sosyal medya hesaplarından paylaşımlar yaparak başvuru aldık. Bu aşamada Sivil Düşün sosyal medya hesaplarında da görünür olmamız başvuru sayısını artırdı. Başvurular alındıktan sonra her bir başvuruyu belirli kriterlere göre değerlendirdik ve ardından katılımcılarımızı belirledik. Sonrasında, katılımcıların atölye boyunca ihtiyaçları olan malzemeleri (Etkinlik yönerge kitapçığı, t-shirt, şapka, çıkartma, her atölye için gerekli olan malzemeler vb.) temin ederek bir “atölye destek kiti” oluşturarak çocukların adreslerine teslim ettik. Bu süreç proje için oldukça önemliydi çünkü planladığımız atölyelerde kullanılması gereken, kedi evi gibi, her katılımcının evinde hali hazırda bulunmayan malzemeler vardı. Bu kitlerle katılımcılarımızın atölye çalışmalarına sorunsuz katılmalarını sağlamış olduk.

Atölye destek kitlerinin 20 çocuğa teslim edilmesinin ardından çocukları onar kişilik gruplar halinde iki gruba böldük. Bunu yapmamızın sebebi 20 çocukla online atölyelerin yapılmasının verimi çok düşürecek olmasıydı. İki grupla ilerlememizin süreç boyunca çok faydasını gördük. Her bir çocuk atölyelerde fikirlerini belirtme, soru sorma fırsatı buldu. Ayrıca, grupların az kişiden oluşması çocukların birbiriyle olan uyumunu da artırdı.

Atölyeler sonunda her çocuğun kendini ifade edebildiğini, interaktif gerçekleşen etkinliklere aktif katılım sağlayabildiğini ve birbirleriyle arkadaş olduklarını gözlemledik. Son haftalarda çocuklar birbirlerine isimleriyle hitap etmeye, fikirlerini sormaya, birbirlerine kitaplar önermeye başladılar. Bunu gözlemlemek bizim için çok değerliydi çünkü proje başlangıcındaki hedeflerimize ulaştığımızı fark ettik.

Nelere Dikkat Ettik?

Projede çocuklarla çalıştığımız için süreç boyunca dikkat etmemiz gereken pek çok nokta vardı. Atölyeleri online ortamda yapıyor olmamız hassasiyetimizi daha da artırmamızı gerektiriyordu. Bu noktada, zoom görüşmelerine kayıtlı olmayan kimseyi almamaya özen gösterdik. Bununla birlikte, görüşmelerde aldığımız kayıtları KVKK kapsamında arşivledik ve hiçbir çocuğun görüntüsünü sosyal medya hesaplarımızda paylaşmamaya çok özen gösterdik. Bu özenin, çocukların haklarını ihlal etmeme konusunda çok önemli olduğunun bilincindeydik.

Bunlarla birlikte, projeyi destekleyen programa karşı sorumluluklarımızın da bilincindeydik. Projemizle ilgilenen yetkiliyle irtibat halinde kalarak talep edilenleri eksiksiz teslim etmeye özen gösterdik.

Nasıl Sonlandırdık?

Son atölye çalışmamızı da gerçekleştirdikten sonra raporlarımızı birleştirerek Proje Değerlendirme Formu’nu doldurduk. Bu formda projenin uygulama sürecinden, bu süreçte ulaştığımız hedeflerimizden, iş birliklerimizden ve yaşadığımız zorlanmalardan bahsettik. Satın aldığımız ürün ve hizmetlerin faturalarının da onaylanmasıyla birlikte süreci tamamlamış olduk.

Bu süreçte ekip arkadaşlarımla birlikte proje nasıl yazılır, nasıl uygulanır, prosedürler nelerdir gibi pek çok soruya dair fikirler edinmiş olduk. Tabi ki proje süreci çok detaylı ve projenin büyüklüğüne, programın şartlarına göre çeşitlilik gösteren bir süreç. Biz de bu süreçte oldukça yeniyiz. Amacın proje geliştirmenin tüm püf noktalarına değinmek değil, bu konuda oldukça amatör olarak deneyimlerimi paylaşmak ve bizim projemizden bahsetmekti. Umarım faydalı olabilmişimdir.